IT-værktøjernes mangfoldighed: En undersøgelse af anvendelse af IT-værktøjer og af vidensdeling i et revisionsfirma

Abstract

Problemformulering: Med henblik på at udvikle metoder til fremme af organisatorisk læring i forbindelse med indførelse af nyt IT-værktøj undersøges brugen af nuværende IT-værktøjer til opstilling af årsrapport og den vidensdeling, der foregår i forbindelse med brugen. Undersøgelsen er begrænset til brugen af IT-værktøjer til opstilling af årsrapporter. En introduktion til revisionsbranchen efterfølges af en kort beskrivelse af den undersøgte virksomhed - dets organisation, ejerskab og medarbejdere. Så kommer en præsentation af firmaets IT-forhold og af de værktøjer, der indgår i undersøgelsen: excel, word, en kombination af word og excel samt en ældre udgave af CaseWare (CaseWare er et værktøj specielt udviklet til revisionsvirksomheden og en ny udgave er det værktøj, der skal implementeres). Dette nye værktøj er ved at blive tilpasset danske revisionsregler og det danske sprog og bliver testet af en gruppe superbrugere udpeget blandt firmaets ansatte. Forfatteren vedgår sin bias som insider gennem sin ansættelse i det undersøgte revisorfirma og præsenterer sin synsvinkel som brugersynsvinklen, den såkaldt skandinaviske model, oprindeligt udviklet sammen med skandinaviske fagforeninger. Den næste del er en diskussion af den socio-kulturelle teori/virksomhedsteorien, som udgør grundlaget for det læringssyn, som specialet er bygget på. Denne tilgang er valgt fordi teorien understreger arbejde (virksomhed), fællesskaber, samarbejde og brugen af både fysiske og mentale værktøjer og således omfatter vigtige elementer for at undersøge mennesker på arbejdspladser. Denne del efterfølges af en diskussion af, hvad viden er inkl. Dewey, Schön og Polanyis meninger og en diskussion vedr. læring og vidensdeling i organisationer på grundlag af de danske forskere Pernille Bottrup og Peter Holdt Christensens undersøgelser. Næste afsnit vedrører undersøgelsesmetode: konstruktion af de 24 spørgsmål og af svarmulighederne i spørgeskemaet, og de problemer og kompromiser, som processen indebærer. Efter at have modtaget besvarelserne (46 revisorer ud af en totalpopulation af 75 inkl. elever) er åbenlyse fejl blevet korrigeret og for hver af de 24 spørgsmål er der udarbejdet en grafisk fremstilling med kommentarer (Bilag 2). Analysemetoderne er beskrevet og tvetydigheden i nogle af svarere er problematiseret. Resultaterne viser, at blandt de nuværende værktøjer til opstilling af årsrapport foretrækker respondenterne excel, og at de foretrækker at spørge andre mennesker fremfor at bruge opslag i databaser og manualer. Dernæst et afsnit med resuméer af 5 cases vedr. undersøgelser af organisatorisk læring og de erfaringer, der kan uddrages af disse. Det sidste afsnit er en liste over forslag til forbedring af organisatorisk læring i forbindelse med firmaets indførelse og videreudvikling af det nye IT-værktøj.

The dissertation addresses the following problem: In order to develop methods for the promotion of organisational learning in connection with the implementation of a new IT tool a survey is carried out regarding the use of the present IT tools and the knowledge sharing related to this use. The survey is limited to the use of IT tools in the preparation of annual reports. An introduction to the accounting business is followed by a brief description of the company in question, its organisation, ownership and employees. Then follows a general presentation of the IT systems of the company and of the tools covered by the survey: excel, word, a combination of word and excel as well as an older version of CaseWare – an IT tool developed specially for use in the accounting business. The new tool – a new version of CaseWare – is presently being adapted to Danish accounting rules and the Danish language and tested by a group of super users chosen among the company’s employees. The author reveals her bias as an employee of the accountancy firm in question and thus an insider as well as admitting that her point of view is the so-called Scandinavian Model, a Participatory Design originally developed in collaboration with Scandinavian trade unions. The next part is a discussion of the socio-cultural theory or activity theory which forms the base of the learning theory on which the dissertation is founded. This theory is chosen because it emphasizes work (activity), communities, collaboration and the use of both tangible and mental tools and thus includes important elements for studying people at work. This part is followed by a discussion about the nature of knowledge including the opinions of J: Dewey, D. Schön and M. Polanyi and a discussion about learning and knowledge in organisations based on the investigations of Danish researchers Pernille Bottrup and Peter Holdt Christensen. Next part is about the method of investigation; the construction of the 24 questions and the range of answers in the questionnaire, and the problems and compromises dealt with in the construction process. After receiving the answers (46 accountants responded of a population of 75 accountants includning trainees) obvious errors are corrected and for each of the 24 questions a graphic presentation of the answers is made and comments are added (Appendix 2) The method of analyses is described and the ambiguity of some of the results is addressed. The results show a preference for excel over the other existing IT tools for preparing annual reports and a preference for asking people over consulting resources like databases or manuals. A chapter with summaries of 5 cases of investigating organisational learning and the lessons to be learned from these experiences. The final section is a list of suggestions for improving organisational learning in relation to the implementation and further development of the new IT-tool in the company.

A master programme thesis from Aalborg University

IT-værktøjernes mangfoldighed: En undersøgelse af anvendelse af IT-værktøjer og af vidensdeling i et revisionsfirma

[A variety of IT tools: An investigation of the use of IT tools and of knowlegde sharing in an accountancy firm]