IT-supported Rostering: An Investigation of Literature and IT-systems
Authors
Pilgaard, Christian Sand ; Kappers, Daniel Ginnerup ; Iversen, Simon Sønderskov
Term
4. term (INF10 - Master Thesis)
Education
Publication year
2016
Submitted on
2016-06-09
Pages
67
Abstract
Mange organisationer skal fordele medarbejdere på vagter. Denne afhandling undersøger IT-understøttet vagtplanlægning—altså brug af software til at lave vagtplaner—for at kortlægge, hvad forskningen siger, analysere nutidens systemer og udforske nye tilgange, herunder selvplanlægning. Arbejdet er præsenteret i tre studier. 1) Litteraturstudie: En tværfaglig gennemgang identificerede, hvilke parametre der er vigtige, når IT-systemer til vagtplanlægning vurderes. Via en iterativ søgestrategi (Berrypicking) blev 11 udvalgte tekster brugt som udgangspunkt. Frem- og tilbagesøgning udvidede materialet til 1190 tekster, som gennem en 4-trins screening med inklusionskriterier blev reduceret til 77. Teksterne blev analyseret med åben kodning og grupperet med affinity-diagrammering. Resultatet var 13 relevante parametre, organiseret i tre kategorier: Strategi, Kontekst og Implementering. 2) Analyse af eksisterende systemer: For at forstå, hvordan markedets systemer understøtter vagtplanlægning, blev 142 systemer fra to sammenligningssider indsamlet og derefter screenet til 46. Disse blev vurderet med 26 heuristikker—praktiske vurderingskriterier baseret på parametrene fra litteraturen. Dataene blev analyseret med beskrivende statistik for at vise, hvordan funktioner og tilgange er fordelt på tværs af systemer. 3) Udforskning af IT-understøttet selvplanlægning i en kompleks kontekst: Her blev tre prototyper udviklet gennem en menneskecentreret designproces. Forudgående viden blev indsamlet via to interviews, efterfulgt af tre prototypingsrunder (Effective Prototyping) og en afsluttende evaluering i en fokusgruppe. Deltagerne udtrykte skepsis over for, om et system kan rumme alle komplekse regler i organisationen, men vurderede, at IT-understøttet selvplanlægning kan være fordelagtig, hvis fundamentet og reglerne er grundigt forberedt. Dette peger på, at IT-understøttet vagtplanlægning er mulig at implementere selv i komplekse situationer. Samlet set identificerer afhandlingen centrale parametre for IT-understøttet vagtplanlægning, demonstrerer en måde at analysere eksisterende kommercielle systemer på baggrund af disse, og afprøver nye designgreb for selvplanlægning i komplekse sammenhænge.
Many organizations need to assign staff to shifts. This thesis examines IT-supported rostering—using software to create staff schedules—to map what research reports, analyze current systems, and explore new approaches, including self-rostering. The work is presented in three studies. 1) Literature review: An interdisciplinary review identified which parameters matter when assessing IT-based rostering systems. Using an iterative search strategy (Berrypicking), 11 seed texts were selected. Forward and backward searches expanded the set to 1,190 texts, which were screened in four steps using inclusion criteria to reach 77. The texts were analyzed with open coding and grouped using affinity diagramming. The result was 13 relevant parameters, organized into three categories: Strategy, Context, and Implementation. 2) Analysis of existing systems: To understand how market offerings support rostering, 142 systems were gathered from two comparison websites and screened down to 46. These were evaluated with 26 heuristics—practical assessment criteria derived from the literature parameters. The data were analyzed with descriptive statistics to show how features and approaches are distributed across systems. 3) Exploration of IT-supported self-rostering in a complex setting: Three prototypes were developed through a human-centered design process. Preliminary insights came from two interviews, followed by three prototyping iterations (Effective Prototyping) and a final focus group evaluation. Participants were skeptical that a system could capture all the organization’s complex rules, but saw IT-supported self-rostering as beneficial if the groundwork and rules are carefully prepared. This points to IT-supported rostering being viable even in complex situations. Overall, the thesis identifies core parameters for IT-supported rostering, demonstrates how to analyze commercial systems against them, and tests new design directions for self-rostering in complex contexts.
[This abstract was generated with the help of AI]
Keywords
Documents