Arkiver og appraisal - En undersøgelse af kommunale arkivarers overvejelser om appraisal: En undersøgelse af kommunale arkivarers overvejelser om appraisal

Archives and appraisal - An examination of municipal archivists' thoughts on appraisal: An examination of municipal archivists' thoughts on appraisal Undertitel

Jensen, Ditte Bieber

4. semester

Historie, Kandidat

2019

2019-06-03

78

Denne afhandling undersøger bevaringsvurdering (appraisal) i en dansk kommunal kontekst. Bevaringsvurdering handler om at afgøre, hvilke offentlige dokumenter og data der skal bevares for fremtiden, og hvad der kan kasseres. Formålet er at belyse, hvordan udvalgte kommunale arkivarer tænker og arbejder med bevaringsvurdering, og om internationale og danske teorier på området også præger praksis. Afhandlingen skitserer først den teoretiske udvikling: fra tidlige teorier med fokus på forvaltningens dokumenter, over et bredere samfundsperspektiv, til nutidens udfordringer med digitalisering og enorme informationsmængder. I en dansk sammenhæng er teoriudviklingen primært praktisk orienteret, og der er kun udviklet lidt ny teori. Debatten handler ofte om den nationale bevaringsstrategi, og enkelte danske fagfolk (bl.a. Hansen og Paasch) rejser kritik af, at Rigsarkivets grundlag for bevaringsvurdering i lovgivning og retningslinjer ikke er tydeligt teoretisk forankret. Metodisk bygger undersøgelsen på kvalitative interviews med arkivarer fra forskellige kommunale arkiver. Deres roller og opgaver varierer, hvilket påvirker deres tilgang til bevaringsvurdering. Fundene viser, at arkivernes og arkivarernes selvforståelse – som enten mere bevarende forvaltere eller som aktive dokumentforvaltere – præger vurderingerne. Samtidig har rammerne stor betydning: Rigsarkivet, de kommunale forvaltninger, dokumentforvaltere, interesseorganisationer, brugere m.fl. indgår i et fælles økosystem, og lovgivning og regler sætter de ydre rammer for beslutningerne. I Danmark udmønter Rigsarkivet lovgivningen og fastlægger regler for bevaringsvurdering i kommunerne, hvilket har stor indflydelse på den kommunale praksis. Afhandlingen peger på, at tættere samarbejde og videndeling mellem Rigsarkivet og kommunale arkiver kan styrke udformningen af reglerne. Ressourcer og økonomi er en gennemgående faktor. Begrænsede midler kræver prioritering mellem det ønskelige og det nødvendige, og interviewene viser, at dette altid spiller ind på konkrete bevaringsbeslutninger. Digitaliseringen betyder desuden, at bevaringsvurdering må ske tidligere i et dokumentforløb – nogle gange allerede inden dokumentet skabes. Bevaring af digitale materialer kræver løbende opdaterede kriterier og medfører en række praktiske udfordringer. Afslutningsvis viser afhandlingen, at teori og praksis hænger tættere sammen, end man måske skulle tro. Selvom arkivarerne ikke altid henviser til teori, ligger deres pragmatiske overvejelser tæt på de teoretiske positioner og på Rigsarkivets pragmatiske tilgang. Samtidig adresserer teorierne kun i begrænset omfang de praktiske begrænsninger i økonomi og ressourcer. Derfor kan både teori og praksis med fordel lære af hinanden.

This thesis examines archival appraisal in a Danish municipal context. Appraisal means deciding which public records and data to preserve for the future and what can be discarded. The aim is to understand how selected municipal archivists think about and carry out appraisal, and whether international and Danish theories are reflected in practice. The thesis first outlines how theory has evolved: from early approaches centered on government records, to broader views that consider society as a whole, and finally to today’s challenges of digitalization and massive information flows. In Denmark, thinking on appraisal is largely practice-driven, with little new theory. The debate often focuses on the national preservation strategy, and some Danish commentators (including Hansen and Paasch) question the Danish National Archives’ clear theoretical foundation in legislation and guidance on appraisal. Methodologically, the study uses qualitative interviews with archivists from different municipal archives. Their differing roles shape how they approach appraisal. Findings show that archivists’ self-understanding—whether as primarily custodial caretakers or as active records managers—influences decisions. Context also matters: the National Archives, municipal record creators, records managers, interest groups, users, and others form a shared ecosystem, and legislation and rules set the boundaries for decisions. In Denmark, the National Archives implement legislation and set rules for municipal appraisal, which strongly influence local practice. The thesis argues that closer cooperation and knowledge exchange between the National Archives and municipal archives would improve how these rules are shaped. Resources and budgets are a constant factor. Limited capacity forces prioritization between the desirable and the essential, and the interviews confirm that resources always affect appraisal decisions. Digitalization also means appraisal must occur earlier in the record life cycle—sometimes even before a record is created. Preserving digital materials requires continually updated criteria and presents many practical challenges. Finally, the thesis finds that theory and practice are closely connected. Even if not stated explicitly, the archivists’ pragmatic reasoning aligns with theoretical positions and with the National Archives’ pragmatic approach. At the same time, theory pays limited attention to practical constraints such as funding and staffing. Both theory and practice can benefit from learning from each other.

[Dette resumé er genereret ved hjælp af AI]

Archive ; Archives ; Arkiver ; Arkiv ; Appraisal ; Appraisal theory ; Theory ; Bevaring og kassation ; Kommune ; Kommunal ; Aalborg Stadsarkiv ; Randers Stadsarkiv

Download
Vis denne rapport i AAU Studenterprojekter