VIP - Plads til forbedring: Et dokumenthåndteringssystem, søgefunktion og brugere

VIP - Room for improvements: A document management system, search function and users

Nielsen, Helene Beck ; Rasmussen, Bente Susanne

2. årgang

Master i Sundhedsinformatik (Efter- og videreuddannelse)

2013

2013-06-02

166

Denne afhandling undersøger, hvordan søgning i VIP, et dokumenthåndteringssystem i sundhedsvæsenet, kan optimeres med udgangspunkt i redaktørernes rolle. Anledningen er tidligere fund af, at plejepersonale har svært ved at finde vejledninger, instrukser og politikker i VIP. Med en metodetriangulering bestående af semistrukturerede interview på flere organisatoriske niveauer, gennemgang af kravspecifikationer og brugermanualer samt praktiske VIP-søgninger med og uden log ind, belyses både tekniske og organisatoriske forhold, herunder brugen af alternative søgeord, ensartethed i metadata, sammenlægning af dokumenter fra tidligere systemer og relationen til regionale strategier og Den Danske Kvalitetsmodel. Analysen er teoretisk forankret i SCOT og en socio-teknisk tilgang, som anvendes til at identificere relevante sociale grupper, fortolkningsfleksibilitet og strategier for at stabilisere teknologien. På baggrund af arbejdet peger afhandlingen på konkrete løsningsspor – herunder retningslinjer for anvendelse af alternative søgeord, undervisning og actioncards til forfattere, redaktører og plejepersonale – med henblik på at forbedre dokumenternes findbarhed og understøtte kvalitet og patientsikkerhed. De endelige resultater og effekter af tiltagene fremgår ikke fuldt ud af det foreliggende uddrag, men afhandlingen afgrænser problemfeltet og skitserer praktisk anvendelige forbedringer.

This thesis examines how to optimize searching in VIP, a document management system used in healthcare, focusing on the role of editors. The work is motivated by earlier findings that nursing staff struggle to locate guidelines, instructions, and policies in VIP. Using methodological triangulation—semi-structured interviews across organizational levels, analysis of requirements specifications and user manuals, and practical searches in VIP with and without login—the study explores technical and organizational factors such as the use of alternative keywords, consistency of metadata, the effects of merging documents from legacy systems, and the broader context of regional strategies and the Danish Healthcare Quality Model. The analysis is grounded in SCOT and a socio-technical perspective to identify relevant social groups, interpretive flexibility, and strategies for stabilizing the technology. Based on this, the thesis outlines actionable measures—including guidelines for alternative keyword use, training, and action cards for authors, editors, and clinical staff—to improve findability and support quality and patient safety. While full results are not available in this excerpt, the thesis delineates the problem space and proposes practical improvements.

[Dette resumé er genereret med hjælp fra AI direkte fra projektet (PDF)]

Dokumenthåndtering ; Søgefunktion ; redaktør ; søgeord

Download
Vis denne rapport i AAU Studenterprojekter