Udfordringer ved dokumentation i en regional EPJ
Oversat titel
Challenges with documenting in regional EPR
Forfatter
Kjærsgård, Bitten
Semester
3. årgang
Udgivelsesår
2012
Antal sider
105
Abstract
Baggrund: De danske regioner har som mål at have ét fælles elektronisk patientjournalsystem (EPJ) i hver region. I Region Midtjylland er MidtEPJ ved at blive indført på alle hospitaler. Målet er, at oplysninger om patienter registreres ensartet, så de let kan genfindes og genbruges, også når patienter flytter mellem afdelinger og hospitaler. Denne opgave er vanskelig. Projektet undersøger, hvilke forhold der påvirker, om dokumentationspraksis kan gøres mere ensartet i regionen. Metode: Vi gennemførte kvalitative interview med personer, der arbejder med eller har ansvar for EPJ og dokumentation. Interviewene blev analyseret ved systematisk tekstkondensering (en metode til at destillere hovedtemaer). Resultaterne blev derefter sat ind i to teoretiske rammer: forandringsledelse (Kotters model for at lede ændringer) og Social Construction of Technology (SCOT), som ser på, hvordan teknologi formes af forskellige gruppers behov og interesser. Resultater: Undersøgelsen peger på flere nøglefaktorer, der gør ensretning vanskelig: manglende enighed om terminologi (hvad ting hedder), forskellige arbejdsgange mellem afdelinger, og at medarbejdere laver workarounds for at få arbejdet til at fungere i systemet. Der er langsomme beslutningsprocesser i regionale fora, som skal sikre fælles praksis, og interessenter har forskellige mål med dokumentationen. Der er begrænset interesse for, hvordan andre dokumenterer, og lokale valg deles ikke bredt. De lokale EPJ-organisationer er ikke særligt synlige, og ændringer sker først, når ledelsen aktivt bakker op. Konklusion: Der er flere organisatoriske og praktiske barrierer for ensartet dokumentation i MidtEPJ. Det bør undersøges, om de lokale EPJ-enheder er rustet til at drive standardisering, og om de valgte problemløsningsstrategier er hensigtsmæssige. Samtidig er det relevant at spørge, hvor langt man realistisk kan gå med at standardisere terminologi og arbejdsgange på tværs af alle hospitaler i Region Midtjylland, når afdelinger har forskellige behov.
Background: Denmark’s regions aim to have one shared electronic patient record system (EHR; in Danish, EPJ) per region. In the Central Denmark Region, MidtEPJ is being rolled out across all hospitals. The goal is to record patient information consistently so it can be found and reused when patients move between departments or hospitals. This is challenging. This project examines which factors affect efforts to harmonize documentation practices in the region. Methods: We conducted qualitative interviews with people who work with or are responsible for EHRs and documentation. The interviews were analyzed using systematic text condensation (a method to distill main themes). The findings were then interpreted through two theoretical lenses: change management (Kotter’s model for leading change) and the Social Construction of Technology (SCOT), which looks at how technology is shaped by the needs and interests of different groups. Results: The study identified several key factors that hinder standardization: lack of agreement on terminology (what things are called), different workflows across departments, and staff creating workarounds to make the system fit their tasks. Decision-making in regional forums that should align documentation is slow, and stakeholders have differing aims for documentation. There is little interest in how others document, and local choices are not widely shared. Hospital EHR organizations are not very visible, and changes only take hold when management is actively involved. Conclusion: There are multiple organizational and practical barriers to consistent documentation in MidtEPJ. It is relevant to assess whether local EHR teams are equipped to drive standardization and whether current problem-solving strategies are appropriate. It is also worth questioning how far terminology and workflows can realistically be standardized across all hospitals in the Central Denmark Region given departments’ differing needs.
[Dette resumé er genereret ved hjælp af AI]