Transformationen fra en analog- til en digital dokumenthåndteringsproces

Abstract

Denne rapport har til formål at kaste lys over Otis' tidligere forsøg på at implementere digitale værktøjer for projektledere og undersøge, hvad der gik galt i denne proces og hvad de kan gøre fremadrettet. To teoretiske rammer, forandringsledelse og aktør-netværksteori, vil blive anvendt for at støtte undersøgelsen. De empiriske resultater stammer fra interviews med respondenter fra Otis, herunder to projektledere og en medarbejder fra IT-afdelingen, samt observationer på en af deres byggepladser. Udvælgelsen af respondenter er baseret på deres viden om sagen og deres teoretiske relevans. Implementeringen af digitale dokumentationsværktøjer hos Otis udgør betydelige udfordringer. Overgangen fra analog til digital dokumenthåndtering på feltet er mislykkedes og har resulteret i ineffektivitet og miljøpåvirkninger. Analysen af implementeringsprocessen identificerer politiske, lærings- og symbolske udfordringer. Ledelsens top-down-tilgang og manglende fleksibilitet har ført til en uhensigtsmæssig struktur. Læringsprocesser er forsømt, og manglende lokal deltagelse bidrager til modstand. Symbolske processer fastholder traditionelle metoder, skaber kulturelle forskelle og fungerer som barrierer. Nøgleaktører i digitaliseringsprocessen har forskellige perspektiver, hvor ledelsen repræsenterer konservatisme. Implementeringsforsøg har afsløret ledelsesfejl, og forbedringer anbefales. Tidligere forsøg mangler definition, og en ny tilgang kombinerer læring, politik og symbolik for at skabe en gennemsigtig organisation. Otis' komplekse organisationsdynamik, hierarki og økonomiske fokus udgør barrierer for forandring. At finde en balance mellem at bevare identitet og åbenhed for innovation er afgørende for en succesfuld forandringsproces.

This report aims to shed light on Otis' previous attempt to implement digital tools for project managers, exploring what went wrong in this process and what they can do moving forward. Two theoretical frameworks, change management and actor-network theory, will be utilized to support the investigation. The empirical findings are derived from interviews with respondents from Otis, which include two project managers and an actor from the IT department, as well as an observation at one of their construction sites. The selection of respondents is based on their knowledge of the case and their theoretical relevance. The implementation of digital documentation tools at Otis poses significant challenges. The transition from analog to digital documentation management in the field has failed, resulting in inefficiency and environmental impacts. The analysis of the implementation process identifies political, learning, and symbolic challenges. The leadership's top-down approach and lack of flexibility have led to an impractical structure. Learning processes are neglected, and the absence of local participation contributes to resistance. Symbolic processes uphold traditional methods, creating cultural differences and acting as barriers. Key actors in the digitization process have different perspectives, with leadership representing conservatism. Implementation attempts have revealed managerial errors, and improvements are recommended. Previous attempts lack definition, and a new approach combines learning, policy, and symbolism to create a transparent organization. Otis' complex organizational dynamics, hierarchy, and economic focus pose barriers to change. Striking a balance between preserving identity and openness to innovation is crucial for a successful change process.

A master thesis from Aalborg University

Transformationen fra en analog- til en digital dokumenthåndteringsproces

[The transformation from an analog to a digital document management process.]