Sundhedsprofessionelles mangfoldige opfattelse og forvent-ninger til EPJ og disses betydning for implementeringsproces-sen, et litteraturstudie.

Abstract

Dette projekt har til hensigt at afdække, hvad forventninger er, hvad de opstår af, og hvem der skaber dem, samt hvorledes de påvirker og kan påvirkes af forskellige ledel-ses niveauer og (sub)kulturer i organisationen. Vores antagelse var fra starten at: Manglende afklaring af sundhedsprofessionelles forventninger er et problem, når der skal implementeres sundheds-IT på hospitalerne. Hvis uafklarede, forkerte eller urealistiske forventninger eksisterer, kan det føre til manglende accept af sundheds-IT I et litteratur studie af 30 artikler heraf 2 danske, er forventningers betydning for imple-menteringsprocessen blevet analyseret med en Grounded Theory tilgang ud fra et so-cialkonstruktivistisk perspektiv. Artiklernes data er belyst med teoretikerne Kotter, Hil-debrandt, Borum, Lorenzi og Riley og Kragh Jespersen i forhold til ledelses- og profes-sionsperspektivet. Bijker, Nikula og Nardi og O’Day der beskriver den sociotekniske tilgang og teknologi som økologi. Argyris og Senge i forhold til forventningers opståen og mentale billeder. Undersøgelsen viser, at arbejdet med forventninger ud fra de forskellige perspektiver: individ, ledelse, organisering og organisation, kan være af radikal betydning for forløbet af implementeringsprocesser og at arbejdet med forventninger kan gøre forskellen mel-lem sundhedsprofessionelles accept eller forkastelse af sundheds-IT. • For at sikre et godt design, god utility/usability og en succesfuld implementering, der kan indfri de sundhedsprofessionelles forventninger er det nødvendigt med stor involvering af sundhedsprofessionelle igennem hele forløbet • Ved at undersøge brugernes forventninger til systemet, kan ledelsen afstemme forventningerne med visionen for systemet og kommunikere denne ud i organi-sationen, således at de sundhedsprofessionelle ved, hvad de kan forvente. • En af de største årsager til modstand mod forandring ved indføring af sundheds-IT har vist sig at være forårsaget af et misforhold mellem, hvad de sund-hedsprofessionelle forventede sig og det der efterfølgende blev oplevet i klinik-ken med det nye system. • Ledelsen skal arbejde med lederskab ud fra den betragtning, at lederskab in-volverer både ledere og medarbejdere i fastsættelse af fælles mål og formule-ringen af en klar vision, der forstås af de sundhedsprofessionelle. • En vurdering af kulturen kan give en indikator af, hvordan forandringer i forbin-delse med implementering af sundheds-IT bliver modtaget. Kultur spiller en af-gørende rolle for implementeringsprocesserne og skal derfor nøje afklares for at vurdere behov og muligheder for ændringer. • Tillid imellem ledelse og sundhedsprofessionelle er en afgørende faktor for at fremme processerne i organisationen. • Der skal arbejdes med korte tidshorisonter og realistiske mål, således at en po-sitiv stemning omkring systemet kan fastholdes. • Forventningerne til sundheds-IT afhænger af, hvor man er placeret i organisati-onen og tidligere erfaringer med IT. Endelig har vores analyse inspireret os til en videreudvikling af FITT-modellen med inddragelse af det sociotekniske perspektiv i form af SCOT-modellens tilgang til, hvor-dan der skabes accept af ny teknologi samt teknologi som økologi.

The aim of this study is to explore the origin of expectations among healthprofessionals and how they influence the implementation of health informatics systems. By reviewing literature we examine whether it is possible to affect these expectations prior to imple-mentation of health informatics systems. Data were analyzed using a grounded theory approach based on a social constructivist perspective. The approach originated from an idea that missing clarification of healthprofessionals expectations is a problem when health informatics systems are being implemented. If mixed, wrong or unrealistic expectations exist it can lead to rejection of the systems. Results: We found that prior to implementation, working with expectation from different perspec-tives: individual, leadership, organizing and organization can be of crucially significance and maybe even cause user acceptance or boycott of the system. • Focus on users expectations and user involvement should be present from the design phase thru to the completion of the project. • By examining the user’s expectations the management should try to match the expectations to the visions and by communication helping the clinicians to form realistic expectations. • One of the main reasons of resistance to change in health informatics has shown to be caused by a disparity between what the clinicians expected and what subsequent was experienced in the clinic. • Management should focus on leadership as it involves both leaders and em-ployees in determining common goals and thereby preparing of a clear vision which can be understood of the clinicians. • Evaluation of culture can predict changes are received by the clinicians. Culture appeared to be decisive factor for implementations processes and should there-fore be watched closely to judge the need and possibilities for adjustments. • Confidence between management and clinicians is a crucially factor to promote the processes in the organization. • Timeframes and realistic goals should be promoted to maintain a atmosphere of optimism • Expectations to health informatics depend on where people are placed in the organization and whether they have previous experience with information tech-nology or not. Final our investigation and discovery has inspired us to expanding the FITT-model by involving the socio-technical perspective in the form of the SCOT-model’s approach on how to creating accept of new technology together with technology as ecology.

A master programme thesis from Aalborg University

Sundhedsprofessionelles mangfoldige opfattelse og forvent-ninger til EPJ og disses betydning for implementeringsproces-sen, et litteraturstudie.