Arealudnyttelsesgrad i Facility Managment: - Et optimeret strategisk beslutningsgrundlag

Abstract

I dag er der et større fokus på, at FM skal bidrage med merværdi til virksomhederne, samt medvirke til at virksomhederne opnår bedre resultater. En af mulighederne for skabe bedre resultater er gennem optimeret arealanvendelse. At effektivisere arealudnyttelse er dog mere kompliceret end som så, da mennesker ikke nødvendigvis arbejder på arbejdspladsen, hvilket stiller store krav til arealforvalterne ift. at tilpasse arealbehov. En arbejdsplads kan ikke bare defineres som et fysisk miljø hvor arbejde udføres. For mange organisationer er arealer en omkostningsfuld og knap ressource, der er med til at understøtte kerneforretningen. På trods af at ressourcen kan være knap, er det kun i begrænset omfang der holdes regnskab med den. Strategisk planlægning og langsigtet tilpasning af ejendomsporteføljen er derfor en væsentlig opgave for en FM organisation for, at sikre at organisationens fysiske rammer er i overensstemmelse med virksomhedens behov. Ved at have fokus på præstationsmålinger, herunder både resultat- og procesmålingsdata, og optimeret arealanvendelse, kan en FM organisation effektivisere de interne processer for, der i sidste ende er med til at støtte op om virksomhedens overordnede mål. Specialet har igennem litteraturstudier undersøgt arealforvaltning, samt den strategiske tilgang til arealer. Herudover er forskellige arealbegreber defineret for at give læseren en forståelse for forskellige tingange til emnet. For at skabe en forståelse for betydningen arealudnyttelse, er faktorer med betydning for arealudnyttelsesgraden undersøgt nærmere, samt udvalgte teknologiske muligheder for at måle arealudnyttelsesgraden. Gennem empiriske undersøgelser er 3 organisationers håndtering af arealforvaltning undersøgt for, at skabe en forståelse for de arbejdsprocesser, metoder og problemstillinger som findes i den praktiske tilgang til emnet. På denne baggrund er der udarbejdet et løsningsforslag til effektivt synliggørelse arealudnyttelsesgraden. Det skal være med til at skabe et oplyst og validt strategisk beslutningsgrundlag for optimering af arealer. Ved brug af bevægelsessensorer og optiske flowsensorer er der i løsningsforslaget udarbejdet en principiel synliggørelse af arealudnyttelsesgraden, der indikerer præstationsmålinger for arealanvendelse. Optiske flowsensorer vurderes anvendelige i rum med flere personer, herunder auditorier og vil kunne inkludere alle personer i et givent rum, samt skelne mellem personer og materielle objekter, hvilket gør målingen meget præcis. Bevægelsessensorer vurderes anvendelige i enkeltmandskontorer og kan opfange al bevægelse i et givent rum, hvorfor der opnås en høj præcision. Daglige målinger af arealudnyttelsesgraden vil skabe meget pålidelige resultater, da det giver et meget retvisende billede af virkeligheden, hvor sæsonudsving og ændrede tendenser i arealanvendelsen kan synliggøres. Det er dog afgørende at holde sig for øje, at der ved måling af arealudnyttelsesgraden er risiko for at påvirke det målte. Eksistensen af blot den mindste måling, vil ifølge David Bohm’s virkelighed påvirke det målte system i en grad der vil få betydning for resultatet.

Today there is a greater focus on FM bringing added value to businesses and helping them to achieve better results. One way to improve performance is by optimizing space use. Effective space utilization is further complicated, because people don’t necessarily work in the office, which confronts space managers to customize space requirements. A workplace can’t simply be defined as a physical environment where the work is performed. For many organizations space is a costly and scarce resource, which supports the core business. Despite the fact that the resource can be scarce, it is only to a limited extent kept track of. Strategic planning and long-term adjustment of the asset portfolio is therefore an important task for an FM organization, to ensure that the organization's physical environment is in line with business needs. By focusing on performance measures, including both outcome and process measurements, and optimized space use, an FM organization can streamline its internal processes to improve the results that ultimately helps to support the company's overall objectives. Through literature studies, this thesis has examined space management, and the strategic approach to spaces. Additionally, different definitions of space have been examined in order to give the reader an understanding of different approaches on the topic. To create an understanding of the importance of space utilization, factors with impact on space utilization are examined, and different technological options for measuring space utilization have been examined. Through empirical studies 3 organizations working with space management was investigated for creating an understanding of the processes, methods and problems existing in the practical approach to the subject. On this basis a solution for effective visualization of space utilization was prepared. It will help to create an informed and valid basis for strategic decision making of optimization of space. By using motion sensors and optical flow sensors the solution shows a principle visualization of space utilization, indicating performance measures for space use. The optical flow sensors are estimated to be useful in rooms with several people, including auditoriums and will be able to include all individuals in a given space, and distinguish between people and material objects, making the measurement very accurate. Motion detectors are estimated to be useful in separate office and can catch any movement in a given space, and therefore they can achieve a high precision. Daily measurements of space utilization will create very reliable results, as it provides a very accurate picture of reality, where seasonality and changing trends in space use can be made visible. However, it is crucial to keep in mind that when measuring the space utilization is likely to affect the measured. The existence of even the smallest measurement will, according to David Bohm 's reality, affect the measured to an extent that will affect the result.

A master thesis from Aalborg University

Arealudnyttelsesgrad i Facility Managment: - Et optimeret strategisk beslutningsgrundlag

[Space Utilization in Facility Management: - An optimized basis for strategic decision making]