Det kan være ulike motiver for å implementere Records Retention (arkivforvaltning). Det kan være av rent praktiske årsaker, som å spare penger, redusere risiko eller for å etterleve lover og regler. Med det som utgangspunkt er det hensiktsmessig å forstå hva begrepet egentlig innebærer. Jeg har derfor gjennomgått retningslinjer utarbeidet av ulike profesjonelle interesse-organisasjoner som kan sies å være autoriteter på området. Listen med krav viste seg etter hvert å bli ganske lang, noe som kan være en medvirkende årsak til at mange selskaper har valgt å utsette eller har problemer med å innføre Records Retention.
I oppgaven har et utvalg selskaper, hovedsakelig innenfor olje og gassrelatert virksomhet, vært gjenstand for en utspørring hvor hensikten har vært å etablere en bedre forståelse for mulige sammenhenger mellom selskapets modenhet innenfor Information Management (IM), og hvor langt de er kommet med innføring av Records Retention. For å kunne besvare dette har det vært nødvendig å forstå hvilke forutsetninger som legges til grunn, hva som er drivere og hva selskapene ønsker å oppnå.
Undersøkelsen bekreftet at bare et fåtall selskaper mener de har etablert retention. En annet interessant funn viser at det kan være flere ulike motiver som er avgjørende for innføring. Mulige juridiske konsekvenser som følge av manglende etterlevelse av lover og regler ser ikke ut til å være et viktig argument for innføring av retention. Det er fortsatt store forskjeller på europeisk og amerikansk lovgivning, spesielt i forhold til konsekvenser i form av størrelsen på mulige erstatningskrav. Det er mye som tyder på at selskaper som opererer i Skandinavia ikke har de samme insentiver for å innføre Records Retention. Avhengig av hvilket motiv man har, vil det være behov for å iverksette ulike tiltak. Oppgaven vil bidra til å identifisere hvilke krav som må etterkommes for å oppnå selskapets målsetting.
Vi ser også at de fleste selskapene scorer lavt i forhold til modenhet innen Information Management. Innføring av Retention krever kvalifiserte og dedikerte ressurser som har støtte fra ledelsen.
Det har vært påfallende å registrere at Information Management som funksjon ikke har funnet sin plass i organisasjonen. Det kan skyldes at IM er en relativt ny disiplin som fortsatt har en vei å gå for å kunne rettferdiggjøre sin eksistens. Rent organisatorisk ser vi at den ofte legges inn under IT. Dette er i følge flere sakkyndige ikke spesielt hensiktsmessig. Det er viktig at IM er forankret hos en ledelse som har forståelse for at utfordringene for å nå et høyere modenhetsnivå innfor IM ikke bare er av teknisk karakter, men også av organisatorisk og kulturell karakter. Forutsigbare rammebetingelser er viktig.
I følge Gartner vil innføring av Enterprise Information Management (EIM) kreve tid og ulike tiltak må gjennomføres som en del av et koordinert program, ikke et enkeltstående prosjekt.