Lidt mere end ingenting: Facilitering af en vidensbank i en organisation med tilbagevendende videnstab
Oversat titel
A bit more than nothing: Facilitation of a knowledge bank in an organization with repeated knowledge loss
Forfatter
Do, Henrik
Semester
4. semester
Udgivelsesår
2026
Resumé
Dette speciale undersøger, hvordan man kan etablere og støtte en digital vidensbank i en organisation, der gentagne gange mister viden på grund af høj medarbejderomsætning, og hvilke designprincipper der opstår undervejs. En vidensbank forstås som et fælles digitalt arkiv, hvor driftsmæssig og pædagogisk viden kan gemmes og deles. Specialet tager udgangspunkt i Greve Ungdomsskole, en kommunal ungdomsskole, hvor mange instruktører er sæsonansatte. Når de stopper, forsvinder deres praktiske erfaringer og pædagogiske overvejelser ofte ud af organisationen, fordi de ikke registreres systematisk. Undersøgelsen bruger Design-Based Research som metode, hvor man designer, afprøver og justerer løsninger i tæt samarbejde med praksis. Forfatteren trækker på sin tidligere erfaring som instruktør på skolen. Der gennemføres to gentagende designforløb sammen med tre nøglepersoner: en fastansat, der satte arbejdet med vidensbanken i gang, en administrativ medarbejder, der blev systemansvarlig, og ungdomsskolelederen, der gav projektet organisatorisk opbakning. Den konkrete løsning er en vidensbank oprettet i Microsoft Teams. I dette projekt er et team-specifikt overdragelsesskema (en skabelon til videregivelse af erfaringer i det enkelte team) det centrale artefakt. Teoretisk bygger specialet på tre perspektiver: Nonakas teori om, hvordan organisationer skaber viden, Davenport og Prusaks forståelse af viden som noget, der ligger mellem rå data og konkret dømmekraft, samt Scheins model for proceskonsultation, hvor konsulenten hjælper ved at støtte organisationens egne refleksioner frem for at levere færdige svar. Teorierne bruges primært efterfølgende som briller til at forstå forløbet, ikke som faste opskrifter på designet. Analysen er opdelt i fire temaer. Det første tema viser, hvordan designet af vidensbanken udviklede sig som et svar på oplevet videns tab – fra de første idéer til en konkret skabelon, der blev formet gennem forhandlinger mellem forskellige perspektiver i organisationen. Det andet tema handler om en uventet dobbeltfunktion ved overdragelsesskemaet: Det var tænkt som et praktisk redskab til overlevering, men skolelederen læste det også som en kilde til indsigt i instruktørernes pædagogiske begrundelser og professionelle værdier. Det synliggjorde et skjult behov for større indsigt i undervisningspraksis. Det tredje tema undersøger selve faciliteringsprocessen. Her skifter forskerens rolle mellem at være ekspert, der foreslår løsninger, og proceskonsulent, der mest hjælper deltagerne med selv at finde vej. Det fjerde tema ser på, hvordan processen gradvist bevæger sig fra at være drevet af facilitator til at blive ejet af organisationen. Her peges der på, at princippet om, at løsningen skal være håndterbar frem for fuldstændig, bliver samlende for parterne. Ud af forløbet vokser tre empirisk baserede designprincipper: 1) håndterbarhed frem for fuldstændighed, 2) medarbejderdreven vidensproduktion og 3) gradvis implementering. Derudover træffes et bevidst valg om først at fokusere på team-specifik viden som det område, der skal dækkes i vidensbanken. Principperne er tæt knyttet til denne konkrete kontekst og kan ikke uden videre overføres direkte til andre organisationer. De kan dog fungere som erfaringsbaserede pejlemærker for andre, der ønsker at designe systemer til at fastholde viden i lignende organisatoriske sammenhænge. Specialet bidrager til feltet videndeling og knowledge management ved detaljeret at beskrive den praktiske faciliteringsproces, der skal til for at etablere et system til vidensbevarelse – et område som de gennemgåede bidrag om videns tab i mindre grad fokuserer på.
This thesis explores how a digital knowledge bank can be created and supported in an organization that repeatedly loses knowledge due to high staff turnover, and which design principles emerge from that process. A knowledge bank is understood here as a shared digital space where operational and pedagogical knowledge can be stored and shared. The study is set in Greve Ungdomsskole, a Danish municipal youth school where many instructors are employed on a seasonal basis. When they leave, their practical experience and pedagogical reflections often disappear from the organization, because they are not systematically documented. The research uses a Design-Based Research approach, where solutions are designed, tested, and adjusted in close collaboration with practice. The author draws on previous experience as an instructor at the school. Two iterative design cycles were carried out with three key actors: a full-time staff member who initiated the work on the knowledge bank, an administrative employee who became the system owner, and the youth school leader who provided organizational support and mandate. The concrete outcome is a knowledge bank built in Microsoft Teams. In this project, a team-specific handover template (a form for passing on experiences within a team) is the central artifact. The theoretical framework combines three perspectives: Nonaka’s theory of organizational knowledge creation, Davenport and Prusak’s view of knowledge as something in between raw data and concrete judgment, and Schein’s process consultation model, where the consultant mainly helps the organization reflect rather than delivering ready-made solutions. These theories are mostly used afterwards as lenses to interpret the process, not as strict design guidelines. The analysis is organized into four themes. The first theme shows how the design of the knowledge bank developed as a response to perceived knowledge loss – from initial brainstorming to a concrete template shaped by negotiations between different organizational viewpoints. The second theme describes an unintended double function of the handover template: It was designed as a practical handover tool, but the school leader also read it as a source of insight into instructors’ pedagogical reasoning and professional values. This revealed a hidden organizational need for more insight into teaching practice. The third theme examines the facilitation process itself. Here, the researcher’s role shifts between being an expert who proposes solutions and a process consultant who mainly supports participants in finding their own way. The fourth theme looks at the transition from a facilitator-driven process to organizational ownership, highlighting how the design principle of prioritizing manageability over completeness became a shared reference point. From this process, three empirical design principles emerged: 1) manageability over completeness, 2) employee-driven content, and 3) gradual implementation. In addition, there was a conscious decision to start by focusing on team-specific knowledge as the first area to be included in the knowledge bank. These principles are strongly tied to this particular context and cannot simply be generalized to all organizations. However, they can serve as experience-based reference points for others who want to design knowledge retention systems in similar organizational settings. The thesis contributes to the field of organizational knowledge management by documenting the concrete facilitation work involved in establishing a knowledge retention system, an aspect that receives relatively little attention in existing literature on knowledge loss.
[Dette resumé er omskrevet med hjælp fra AI baseret på projektets originale resumé]