IT projektporteføljestyring i Herning Kommune: Udvælgelse og beslutning af IT- og digitaliseringsprojekter
Oversat titel
IT project portfolio management in Herning Kommune: Selection and decision on IT projects
Forfatter
Ranch, Kim Nielsen
Semester
4. semester
Udgivelsesår
2012
Antal sider
81
Abstract
Specialet undersøger, hvordan Herning Kommune udvælger og beslutter IT- og digitaliseringsprojekter, og hvordan dette kan forbedres. Først bruges viden om IT-projektporteføljestyring (hvordan man prioriterer og følger en samlet pulje af projekter), strategisk alignment (at projekter understøtter strategien) og IT governance (roller, regler og beslutningsgange for IT) til at kortlægge kommunens nuværende grundlag og processer. På den baggrund gennemføres interviews med nøglepersoner i kommunens Digitale Styregruppe (DDS), som indgår i den struktur, der vælger og beslutter projekter. Interviewene analyseres for at identificere udfordringer og drøfte, hvordan de kan imødegås, med støtte i modenhedsteori (hvor etablerede processer er) og praktiske erfaringer med porteføljestyring. Specialet peger på tre hovedudfordringer: For det første gør en decentral udvælgelses- og beslutningskultur det svært for DDS og ITS’er at arbejde efter den fastlagte IT-governancestruktur. For det andet bliver det besluttede værktøj til porteføljestyring, Octoportalen, ikke brugt i organisationen til at skabe overblik, prioritere og træffe beslutninger om projekter. For det tredje er det vanskeligt at foretage strategisk udvælgelse og sikre strategisk sammenhæng, blandt andet på grund af den decentrale kultur samt udfordringer med ledelsesforankring af IT-strategien og koblingen til konkrete projekter. Specialet anbefaler overordnet at: etablere mere central styring af IT-projektporteføljen; beskrive og forankre en tydelig porteføljestyringsproces og derefter skærpe kravet om brug af Octoportalen; og udvikle strategiske vurderingskriterier samt bruge Business Cases (kort begrundelse for gevinster, omkostninger og risici) mere struktureret i porteføljeprocessen. Samlet giver arbejdet et overblik over den nuværende måde at vælge og beslutte projekter på i Herning Kommune og, ud fra analyserne, hvordan processen kan styrkes.
The thesis examines how Herning Municipality selects and approves IT and digitalization projects, and how this can be improved. It first applies concepts from IT project portfolio management (how to prioritize and track a group of projects), strategic alignment (ensuring projects support the strategy), and IT governance (the roles, rules, and decision paths for IT) to map the municipality’s current foundations and processes. Based on this, interviews were conducted with key members of the Digital Steering Group (DDS), which is part of the governance structure that selects and decides projects. The interviews are analyzed to identify challenges and discuss how to address them, drawing on maturity theory (how established and robust processes are) and practical experience with portfolio management. The study highlights three main challenges: A decentralized selection and decision-making culture makes it difficult for DDS and ITS’er to act according to the established IT governance structure; the chosen portfolio management tool, Octoportalen, is not used to provide an overview, prioritize, and decide on projects; and strategic selection and alignment are hard to achieve due to the decentralized culture and challenges with anchoring the IT strategy in management and linking it to concrete projects. Overall, the thesis recommends moving toward more centralized management of the IT project portfolio; defining and embedding a clear portfolio management process and then strengthening the requirement to use Octoportalen; and developing strategic evaluation criteria and using Business Cases (brief justifications of benefits, costs, and risks) more systematically in the portfolio process. Together, the findings describe how projects are currently selected in Herning Municipality and, based on the analyses, how the process can be improved.
[Dette resumé er genereret ved hjælp af AI]