Electronic Documents and Records Management Systems som værktøj til vidensdeling mellem medarbejdere i en organisation
Forfatter
Jespersen, Lone Smith
Semester
4. semester
Udgivelsesår
2015
Antal sider
64
Resumé
Projektet undersøger, hvordan Electronic Documents and Records Management Systems (EDRMS) kan anvendes som værktøj til videndeling mellem medarbejdere i en organisation. Med udgangspunkt i praktiske erfaringer problematiseres, at ikke alt relevant materiale arkiveres, at dokumenter spredes på tværs af systemer, og at utilstrækkelige titler og metadata gør søgning og genfinding vanskelig, hvilket ofte fører til work-arounds og afhængighed af kollegaer. Opgaven stiller derfor spørgsmålet: Hvordan kan EDRMS understøtte videndeling og samtidig motivere medarbejdere til at registrere og søge viden? Teoretisk bygger projektet på forståelser af viden og videndeling i praksisfællesskaber (bl.a. deltagelse, reifikation og boundary objects) samt på informationsarkitektur og metadata (klassifikation, facetter, navigation og visualisering) og kendte barrierer og katalysatorer for virtuelle fællesskaber. Metodisk gennemføres en empirisk undersøgelse via interviews om videndeling og brug af it-værktøjer, herunder EDRMS. Analysen belyser praksisfællesskaber, brugen af EDRMS og andre værktøjer, medarbejdernes ønsker samt betydningen af boundary objects og kobles til den gennemgåede litteratur. På den baggrund skitseres et videndelingssystem bestående af tre integrerede delsystemer – EDRMS, forum og wiki – hvor metadata fungerer som ’limen’ mellem delene og understøtter både dokumentation og dialog. Projektet diskuterer krav til arkitektur og organisatorisk kontekst og peger dermed på designprincipper, der kan forbedre videndeling og genfinding i praksis.
This thesis explores how Electronic Documents and Records Management Systems (EDRMS) can be used as a tool for knowledge sharing among employees in an organization. Drawing on practical experience, it highlights problems such as incomplete archiving, dispersed storage across systems, and weak titles and metadata that hinder search and retrieval, leading to work-arounds and reliance on colleagues. The guiding question is: How can EDRMS support knowledge sharing while motivating staff to register and seek knowledge? The theoretical framework combines perspectives on knowledge and sharing in communities of practice (including participation, reification, and boundary objects) with information architecture and metadata (classification, facets, navigation, and visualization) and known barriers and enablers of virtual communities. Methodologically, the study includes an empirical interview-based investigation of knowledge sharing and the use of IT tools, including EDRMS. The analysis addresses communities of practice, the use of EDRMS and other tools, employees’ wishes, and the role of boundary objects, and relates these insights to the literature. Based on this, the thesis proposes a conceptual knowledge-sharing system comprising three integrated components—EDRMS, a forum, and a wiki—with metadata acting as the connective “glue” to support both documentation and dialogue. The work discusses requirements for system architecture and the organizational context, pointing to design principles that can improve knowledge sharing and retrieval in practice.
[Dette resumé er genereret med hjælp fra AI direkte fra projektet (PDF)]