Udfordringer ved dokumentation i en regional EPJ

Kjærsgård, Bitten

3. årgang

Master i Sundhedsinformatik (Efter- og videreuddannelse)

2012

2012-05-29

105 pages

Resumé Baggrund Regionerne i Danmark har, som ét af deres pejlemærker for Sundheds-It, at der i hver region kun skal være ét regionalt EPJ system. Region Midtjylland er på denne baggrund i gang med, at implementere en fælles regional EPJ, MidtEPJ, der snart er i brug på alle hospitalerne i Region Midtjylland. Det er en vanskelig opgave, at få brugerne af EPJ til at dokumentere på en sådan måde, at oplysninger om patienten kan genbruges, genfindes og genkendes hvis patienten indlægges på en anden afdeling/hospital. Udgangspunktet for projektet var således at undersøge hvilke faktorer der har betydning, hvis dokumentationspraksis skal ensrettes i Region Midtjylland. Metode Som undersøgelsesmetode er anvendt kvalitative interview med aktører, der på forskellig vis har interesse i problemet, og som har belyst hvilke faktorer der gør sig gældende i forhold til at få en ensartet dokumentationspraksis i regionen. Interviewresultaterne er analyseret ved systematisk tekstkondensering, og efterfølgende analyseret indenfor en teoretisk ramme, omfattende teori om forandringsledelse (Kotter) og Social Construction Of Technology (Bijker). Resultater I undersøgelsen er identificeret en række faktorer, der har betydning for etableringen af fælles dokumentationspraksis på hospitalerne i Region Midtjylland. De væsentligste identificerede faktorer er: manglende enighed om terminologi, forskellige arbejdsgange, workarounds for at kunne arbejde i systemet, forsinkende sagsbehandling i de regionale fora for ensretning af dokumentationspraksis samt interessenter der har forskellige interesser i forhold til dokumentationen. Endvidere er der ikke interesse for hvordan der dokumenteres andre steder, ligesom valgt dokumentationspraksis heller ikke videregives til andre. EPJ organisationerne på hospitalet er ikke synlige, og der skal være ledelsesinvolvering før dokumentationspraksis ændres. Konklusion Projektet viser flere problemstillinger i forhold til ensartet dokumentation. Blandt andet vil det være relevant, at se på, om EPJ organisationen på de enkelte hospitaler er rustet til at sikre ensartet dokumentation, og om de anvendte problemløsningsstrategier er velvalgte. Projektet tydeliggjorde også, at fokus primært er på egen afdeling, så selvom MidtEPJ skal være et fælles regional EPJ system, er der ingen interesse i hvordan andre i organisationen dokumenterer. Der kan dog samtidig sættes spørgsmålstegn ved, i hvor stort omfang terminologi og arbejdsgange kan ensrettes og standardiseres på alle hospitalerne i Region Midtjylland.

Abstract Background In the context of Health IT the regions in Denmark have decided that each region operates with one regional EPR system only. Due to this decision Region Midtjylland is in the process of implementing a common regional EPJ (MidtEPJ) that soon will be in use in all the hospitals in Region Midtjylland. It is a difficult task to make the users of EPJ to document in such a manner that information about the patient can be reused, retrieved and recognized if the patient is hospitalized in a different ward or hospital. The starting point of this study was then to explore which factors that are of significance if the practice of documentation is to be unified in Region Midtjylland. Method Qualitative interviews were used as a method of exploration. The interviewed are important parts that have different interests in the problem and highlight particular factors that are of significance in regard to unify the practice of documentation in the region. The results of the interviews are analysed by systematic text condensation and subsequently analysed within the theoretical frames of management of change (Kotter) and Social Construction of Technology (Bijker). Results The study identified several factors that are of significance to the establishment of a common practice of documentation in the hospitals in Region Midtjylland. The most important factors are: lack of consent regarding terminology, different working procedures, workarounds to work in the system, delayed handling of cases in the regional groups for unification of documentation practice, and important parts that have different interests in documentation. Furthermore, no interest of how documentation was practiced elsewhere was shown and the applied practice of documentation was not passed on to others either. The EPJ organisations in the hospitals are not visible and management involvement is needed before the practice of documentation can be changed. Conclusion The study indicates several problems in regard to unifying documentation. Among other things it is relevant to explore if the EPR organisations in each hospital are geared to ensure ensure consistent documentation and if the applied strategies for problem solution are appropriate. The study also emphasized that focus primarily rests on singular wards of personal interest. All though MidtEPJ is to be a common regional EPJ system there is no interest in how others in the organisation documents. It is however questionable to which extend terminology and working procedures can be unified and standardized in all the hospitals in Region Midtjylland.

Download
Vis denne rapport i AAU Studenterprojekter