En tværfaglig kommune: - et krav for et succesfuldt lokal Agenda 21-arbejde, Case analyse af organiseringen i Aalborg Kommune

Abstract

The basic in making this report is the conflict between on one hand the systemic views on local Agenda 21-proces that set the stage for a cross-disciplinary work between the administrations in a municipality and on the other hand the bureaucratic structure of the municipalities in Denmark, that inhibits the actions of this cross-disciplinary work. In addition to that, it is only the second time the municipality is compelled to make a strategy, by which they have not many experiences. In the present report the following is investigated: How can it be insured that the preparation and use of the strategy of local Agenda 21 is cross-disciplinary internal in a municipality? To answer this problem formulation a case analysis will be conducted. The organisation of Aalborg Municipality will be analyst as regards to the preparation and use of the strategy of local Agenda 21. In that way both the process for Aalborg Municipality’s Plan- og Bæredygtighedsstrategi 2003 and the strategy now in process, Bæredygtighedsstrategien 2007, will be analysed. The general cross-disciplinary work in the municipality is also a big part of the analyze, because it can give an understanding of the mechanisms that exist in the municipality and influences on the co-operation. It can in that way be transmit to the process of local Agenda 21. The analysis of the preparation is based on interviews and documents from the municipality about the preparation. On that background it can be conducted that the process around Plan- og Bæredygtighedsstrategien 2003 bear the stamp that it mostly have been prepared by the Technical Administration, with support from two other administrations, the Mayor Administration and the Supply Companies. The three administrations, where the only one represented in the three groups, but there have been several problems as co-ordination between the groups and misapplication of resources in the groups. Aalborg Municipality has succeeded in the new process procedures, to avoid the elements of critic of the preparations of the strategy from 2003. There are still exceptions because there are only represented from three administrations out of seven, which do not support a wide strategy, but there are still opportunities for that in the thematic groups, that are not yet created. At the same time the topics have been limited to environment and resources and a questionnaire is only conducted in the Technical Administration, which is limiting for the cross-disciplinary work. It is in connection, with the questionnaire that the project group had a co-ordination with the municipality. It is in the use of the local Agenda 21-strategy that the theoretical perspective can be used to a higher degree. Here relevant organisation theory is being reviewed and analyzed. The chosen theories are bureaucratic theory, bounded rationality, the learning organisation, organisations culture and power theory, where the focus lay on factors that limits or promote the cross-disciplinary work. On that basic, the frame of analysis for the report is made and it is being used to analyse the use of Bæredygtighedsstrategien 2007 and the general cross-disciplinary work in the municipality. Based on that, it can be concluded that the technical administration does a lot of cross-disciplinary work inside the administration and that the challenges lay by the cross-disciplinary work between the administrations. It is also here the greatest wish of more cross-disciplinary work exist. All of the asked employees pointed at some barriers for the cross-disciplinary work and they can be split up into three parts, the size of the municipality, time and co-operation culture – caution announcement. The recommendations that the project group has prepared to Aalborg Municipality, is about elements which can insure that the preparation and use of the strategy of local Agenda 21 is cross-disciplinary internal in the municipality. The most imported recommendations are for the municipality to prioritize cross-disciplinary work, and that the management is a great part of that. In addition to that it is imported to involve all of the employees in the process, both the ordinary workers and those from another administration. That can be done by promoting the new Bæredygtighedsstrategi and be more aware of the capacity of colleges from others administrations. In the end it is important for the process to be open, and that formal things, such as summary and agendas are out on time. Follow up should be conducted to secure the process is running after the intentions. In the end of this report a discussion is made concerning if the recommendations can be proportions with the work of local Agenda 21 and the general cross-disciplinary work in other municipalities. Which they are to a certain limits.

Udgangspunktet for nærværende rapport er den konflikt, der eksisterer mellem det helhedsorienterede syn i lokal Agenda 21-processen, der ligger op til et tværfagligt samarbejde mellem forvaltningerne i en kommune og den bureaukratiske opbygning af kommunerne i Danmark, som er hæmmende for dette samarbejde. Det er derudover kun anden gang, at kommunerne obligatorisk skal udarbejde en lokal Agenda 21-strategi, hvorved de ikke har meget erfaring i dette. I nærværende rapport undersøges der således: Hvordan sikres det, at udarbejdelsen og anvendelsen af lokal Agenda 21-strategien internt i en kommune er tværgående? For at besvare denne problemformulering udføres der en caseanalyse, hvor organiseringen i Aalborg Kommune bliver analyseret i forbindelse med udarbejdelsen og anvendelsen af lokal Agenda 21-strategien. Derved analyseres både på processen ved Aalborg Kommunes Plan- og Bæredygtighedsstrategi 2003 samt på Bæredygtighedsstrategien 2007, der pt. er i udarbejdelsesfasen. Det tværfaglige samarbejde generelt i kommunen er ligeledes en stor del af analysen, da det giver en forståelse for de mekanismer, der eksisterer i kommunen, og som påvirker dette samarbejde. Dette generelle billede kan således overføres på processen ved lokal Agenda 21-strategien. Analysen af udarbejdelsen af de to lokal Agenda 21-strategier sker ud fra interviews samt dokumenter omkring udarbejdelsen. Det kan ud fra denne analyse konkluderes, at processen for Plan- og Bæredygtighedsstrategien 2003 bærer præg af at være udarbejdet i Teknisk Forvaltning, hvor der i høj grad kun har været en inddragelse af Borgmesterforvaltningen og Forsyningsvirksomhederne. Der har været tre grupper, hvor kun disse tre forvaltninger var repræsenteret, men der har både været koordineringsproblemer mellem disse grupper samt ressourceproblemer internt i grupperne. Mange af kritikpunkterne fra udarbejdelsesfasen af strategien fra 2003 er forsøgt undgået ved den nye strategi, og der vurderes også ud fra procesbeskrivelsen, at det er lykkedes. Der er dog undtagelser da styregruppen kun består af repræsentanter fra tre forvaltninger ud af de syv forvaltninger i kommunen, hvilket ikke sikre en bred strategi, men der er mulighed for dette i de tematiske grupper, som endnu ikke er nedsat. Desuden er der i processen sket en afgrænsning til emnerne miljø og ressourcer, og der er kun udført en spørgeskemaundersøgelse i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvilket begrænser tværfagligheden. I forbindelse med denne spørgeskemaundersøgelse har projektgruppen haft et samarbejde med Aalborg Kommune. Det er i højere grad ved anvendelsen, at der kan benyttes teoretiske aspekter. Der gennemgås og analyseres de følgende relevante teorier inden for organisationsteorien; bureaukratiteori, begrænset rationalitet, den lærende organisation, organisationskultur og magt teori. Ved disse teorier er der fokus på faktorer, der hæmmer eller fremmer det tværgående samarbejde. På baggrund af teorien bliver en analyseramme opstillet, der opsætter rammerne for analysen. Ud fra denne analyse konkluderes det, at der internt i Teknik- og Miljøforvaltningen er en del samarbejde mellem medarbejderne, hvor der ligeledes i højere grad eksisterer rammer for samarbejdet end ved samarbejdet med medarbejdere fra andre forvaltninger. Udfordringer ligger i høj grad ved samarbejdet på tværs af forvaltningen og det er også her de adspurgte medarbejdere i høj grad udtrykker et ønske om mere samarbejde. Både de interviewede og deltagerne i spørgeskemaundersøgelsen pegede ligeledes på barriere for det tværfaglige samarbejde, og disse kan opdeles i kommunens størrelse, tid og samarbejdskultur - forsigtig udmelding. Anbefalingerne til Aalborg Kommune, udarbejdet af projektgruppen, omhandler elementer som skal sikre at udarbejdelsen og anvendelsen af lokal Agenda 21 internt i kommunen er tværgående. De primære anbefalinger er, at kommunen skal prioritere tværfagligt samarbejde, og at ledelsen skal være med i denne prioritering. Derudover er det vigtigt at involvere alle medarbejdere i processen, både de menige og dem fra andre forvaltninger. Dette kan blandt andet ske ved en markedsføring af den nye bæredygtighedsstrategi eller ved at være bevidste om hvad kollegaer fra andre forvaltninger kan bidrage med til en given opgave. Sidst er det vigtigt at processen er åben og at formelle ting som referater og dagsordener udarbejdes til tiden. Der kan blandt andet laves løbende evalueringer for at sikre, at processen løber efter hensigten. Sidst diskuteres det om anbefalingerne i dette projekt er generaliserbare i forhold til andre kommuners arbejde med lokal Agenda 21 samt i forhold til det generelle tværgående arbejde i andre kommuner. Hvilket det er til en vis grænse.

A master thesis from Aalborg University

En tværfaglig kommune: - et krav for et succesfuldt lokal Agenda 21-arbejde, Case analyse af organiseringen i Aalborg Kommune

[A Cross-Disciplinary Municipality: - a condition for successful local Agenda 21- work, Case analysis of the organization of Aalborg Municipality]